Dalam dunia yang semakin kompleks ini, banyak istilah yang sering digunakan tetapi mungkin tidak difahami dengan jelas. Salah satu istilah yang sering muncul dalam pelbagai konteks adalah “authorised”. Apa sebenarnya maksud “authorised” dan bagaimana ia digunakan dalam pelbagai situasi? Dalam artikel ini, kita akan menyelami maksud “authorised”, serta kepentingannya dalam dunia perniagaan, undang-undang, dan juga kehidupan sehari-hari.
Apa Itu “Authorised”?
Authorised berasal dari perkataan bahasa Inggeris yang bermaksud “diluluskan” atau “dibenarkan”. Dalam konteks yang lebih luas, istilah ini digunakan untuk menunjukkan bahawa seseorang atau sesuatu telah diberikan kuasa, hak, atau kebenaran untuk melakukan tugas atau aktiviti tertentu. Sebagai contoh, dalam organisasi perniagaan, pegawai yang diberi kuasa untuk membuat keputusan mengenai kewangan atau sumber daya manusia dikategorikan sebagai “authorised personnel”.
Contoh Penggunaan Istilah “Authorised”
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana istilah “authorised” digunakan dalam pelbagai konteks:
Perniagaan: Dalam dunia perniagaan, dokumen seperti kontrak atau surat rasmi sering memerlukan tanda tangan daripada individu yang “authorised”. Tanpa tanda tangan ini, dokumen tersebut tidak dianggap sah.
Keselamatan: Dalam sektor keselamatan, “authorised access” merujuk kepada hak akses yang diberikan kepada individu tertentu untuk memasuki kawasan yang terhad, seperti bilik server atau ruang simpanan barang berharga.
Perundangan: Dalam konteks undang-undang, “authorised agent” merujuk kepada individu atau entiti yang telah diberikan kuasa oleh pihak lain untuk bertindak bagi pihaknya.
Kepentingan Istilah “Authorised”
Mengelakkan Penipuan dan Penyalahgunaan Kuasa
Salah satu kepentingan utama istilah “authorised” adalah untuk mengelakkan penipuan dan penyalahgunaan kuasa. Dalam organisasi atau institusi, mempunyai sistem yang jelas tentang siapa yang “authorised” untuk melakukan sesuatu dapat membantu mengurangkan risiko penipuan dan mengekalkan integriti sistem.
Mengukuhkan Kepercayaan
Dengan menetapkan individu atau kumpulan yang “authorised”, sebuah organisasi dapat membina kepercayaan di kalangan pelanggan, rakan niaga, dan juga kakitangan. Apabila orang ramai tahu bahawa hanya individu tertentu yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan, mereka akan lebih cenderung untuk mempercayai proses yang diambil oleh organisasi tersebut.
Memastikan Keselamatan
Dalam konteks keselamatan, hanya individu yang “authorised” yang dibenarkan mengakses kawasan terhad. Ini bukan sahaja melindungi aset syarikat tetapi juga memastikan keselamatan pekerja. Dengan demikian, organisasi dapat mengelakkan risiko yang mungkin timbul akibat akses yang tidak dibenarkan.
Jenis-Jenis Authorisation
Authorisation Lisan dan Tertulis
Authorisation boleh dibahagikan kepada dua jenis utama, iaitu authorisation lisan dan authorisation tertulis.
Authorisation Lisan: Ini merujuk kepada kebenaran yang diberikan secara lisan. Meskipun mudah dan cepat, authorisation lisan mungkin tidak mempunyai kekuatan undang-undang yang sama seperti authorisation tertulis.
Authorisation Tertulis: Ini adalah kebenaran yang diberikan melalui dokumen rasmi. Dokumen tersebut mungkin termasuk surat, kontrak, atau dokumen lain yang menunjukkan bahawa individu atau entiti tertentu mempunyai kuasa untuk bertindak.
Authorised Signatories
Dalam konteks perniagaan, istilah “authorised signatories” merujuk kepada individu yang diberi kuasa untuk menandatangani dokumen penting bagi pihak syarikat. Ini termasuk dokumen kewangan, surat rasmi, dan kontrak. Pemilihan authorised signatories biasanya ditentukan oleh lembaga pengarah atau pengurusan tertinggi dan perlu didokumenkan dengan baik untuk mengelakkan sebarang pertikaian di masa hadapan.
Proses Authorisation
Langkah-Langkah dalam Proses Authorisation
Untuk memastikan bahawa sistem authorisation berfungsi dengan baik, beberapa langkah perlu diambil:
Menentukan Keperluan Authorisation: Kenal pasti jenis keputusan atau tindakan yang memerlukan kebenaran.
Memilih Individu atau Kumpulan yang Dibenarkan: Tentukan siapa yang layak untuk memberikan authorisation.
Menyediakan Dokumentasi: Sediakan dokumen rasmi untuk merekodkan kebenaran yang diberikan.
Memantau dan Mengkaji: Lakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan bahawa sistem authorisation berfungsi dengan baik dan lakukan pengubahsuaian jika diperlukan.
FAQ Mengenai Maksud Authorised
1. Apa itu “authorised” dalam konteks perniagaan?
Jawapan: “Authorised” dalam konteks perniagaan merujuk kepada individu atau kumpulan yang diberi kuasa untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan tertentu bagi pihak syarikat.
2. Adakah authorisation perlu didokumenkan?
Jawapan: Ya, authorisation sebaiknya didokumenkan untuk mengelakkan sebarang kekeliruan dan untuk melindungi semua pihak yang terlibat.
3. Apa yang berlaku jika seseorang bertindak tanpa authorisation?
Jawapan: Jika seseorang bertindak tanpa authorisation, tindakan mereka mungkin tidak dianggap sah dan boleh menyebabkan masalah undang-undang bagi individu atau organisasi tersebut.
4. Bagaimana saya boleh tahu siapa yang “authorised” dalam syarikat saya?
Jawapan: Anda boleh merujuk kepada dokumen rasmi syarikat seperti struktur organisasi, manual pekerja, atau dokumen lain yang menerangkan kuasa dan tanggungjawab dalam syarikat.
Kesimpulan
Maksud “authorised” merangkumi lebih daripada sekadar diluluskan atau dibenarkan. Ia merupakan istilah yang membawa implikasi penting dalam pengurusan organisasi, keselamatan, dan kepercayaan. Memahami dan melaksanakan proses authorisation yang betul adalah langkah penting dalam memastikan operasi yang lancar dan berkesan dalam mana-mana entiti. Dengan mengamalkan sistem authorisation yang baik, organisasi dapat melindungi aset mereka, mengukuhkan kepercayaan di kalangan pemegang kepentingan, dan memastikan keselamatan dalam setiap tindakan yang diambil.
